בלונים לכנסים בצפון
ממטרת הכנס להצעה שאפשר לאשר: מיתוג, התאמה לחלל ותיאום העיצוב עם צוות ההפקה.
בלונים לכנסים בצפון: מתחילים ממטרת האירוע
כנס לקוחות, מפגש מקצועי והשקת מוצר יכולים להתקיים באותו אולם ולדרוש עיצוב שונה. לפני שבוחרים בלונים לכנסים בצפון, כדאי להגדיר למי פונים, איזה מסר רוצים להדגיש ומה אמור להישאר בולט בתמונות מהאירוע.
העיצוב יכול לתמוך בקבלת הפנים, ליצור רקע ממותג או להוסיף תחושה חגיגית לאזור מפגש. כאשר מגדירים מטרה לכל אזור, קל יותר לבחור את היקף העבודה ולבחון אם ההצעה מתאימה לצורך. אין חובה להעמיס את כל המסרים על כל אלמנט.
את אפשרויות השירות והעיצובים ניתן לראות בעמוד בלונים לכנסים. המדריך הזה עוזר להכין את החומרים והדרישות לפני קבלת ההצעה והאישור.
מה מעבירים כדי שהעיצוב ידבר בשפת המותג?
שלחו קובץ לוגו ברור והנחיות מותג, אם ישנן. כאשר מתוכננים כיתוב או הדפס, בררו באיזה פורמט ובאילו מידות צריך להעביר את הקבצים. צילום לוגו מתוך מצגת יכול להספיק לשיחת היכרות, אך לא בהכרח להכנת התוצר הסופי.
מה חייב להיות מדויק
שם החברה, שם הכנס, איות, תאריך ולוגואים של שותפים דורשים גרסה מוסכמת. אם יש סדר עדיפות בין כמה מותגים, העבירו אותו במפורש ולא רק כרשימת קבצים.
מה ניתן להתאים לחומר
גווני בלונים, גימורים וצורות נבחרים מתוך אפשרויות זמינות. בררו את מידת ההתאמה לצבעי המותג ואל תסתמכו רק על תצוגת צבע בטלפון. כשגוון מסוים חיוני, ציינו זאת בתחילת התהליך.
החליטו מי מאשר את העיצוב בשם הארגון. אם מחלקת השיווק, ההפקה ומנהל המקום מעורבים, כדאי לרכז את ההערות לפני העברת הגרסה הבאה. אישור מאדם אחד אינו בהכרח אישור לכל פרט שנמצא באחריות גורם אחר.
כדאי להגדיר גם מועד אחרון להעברת שינויים. הוספת נותן חסות או שינוי כותרת אחרי האישור יכולים להשפיע על ההכנה, ולכן צריך לבדוק אותם מחדש במקום להניח שניתן להכניסם ללא התאמה.
עיצוב לצד במה, מסך וצוות צילום
בכנס, הבלונים נמצאים לצד תוכן שהקהל צריך לראות: דובר, מצגת, שילוט או מוצר שמוצג. שלחו תכנית של האולם או צילום רחב עם סימון הבמה והמסך. בדקו את מיקום העיצוב מהכיסאות ולא רק מקדמת הבמה.
- קווי הראייה
- בחנו אם האלמנטים מסתירים חלק מהמסך, את הדובר או שלט חשוב. גודל שמתאים לכניסה לא בהכרח מתאים לצד במה שבה שדה הראייה מוגבל.
- הצילום
- תאמו עם צוות הצילום היכן צפויים לצלם דוברים, קבוצות או תמונות יחסי ציבור. בדקו שהלוגו והמסר נכנסים למסגרת גם כאשר אנשים עומדים לפני הרקע.
- הפעילות סביב העיצוב
- ציינו מעברי צוות, מיקום ציוד ואזורים שצריכים להישאר פנויים. את המיקום הסופי יש לתאם עם המקום ועם ההפקה לפני ההקמה.
אם בוחרים קשת בלונים בכניסה, הגדירו את המידות ביחס לפתח ואת הדרך שבה המשתתפים עוברים בו. במיתוג אזור הרשמה, חשבו גם על התורים ועל השילוט שצריך להישאר קריא.
להרחבה על מיקום העיצוב לאורך מסלול המשתתפים אפשר לקרוא את המאמר בלונים לאירועים עסקיים בצפון. כאן חשוב במיוחד לתאם בין הנראות לבין צורכי התוכן והצילום של הכנס.
דוגמאות מהמאמר להכנת בקשה ממוקדת
בחרו דוגמה לפי המבנה או הצבעוניות שאהבתם וציינו מה צריך להשתנות עבור הכנס שלכם. תמונת השראה אינה מגדירה לבדה את המידות, המיתוג או מספר האלמנטים שייכללו בהצעה.
תמונות נוספות להתרשמות
סרטוני העבודות מהמאמר
אפשר לציין שני פרטים נפרדים: „המבנה מהדוגמה הראשונה, בגוונים הקרובים ללוגו המצורף”. לאחר מכן בקשו תיאור מסודר של ההרכב שניתן להכין, כולל התאמות למקום וזמינות.
משווים הצעות לפי אותה תכולה
שתי הצעות לכנס עשויות להיראות דומות במחיר ולכלול עבודות שונות. בקשו פירוט לפי אזורים והגדירו מה כלול בכל אחד: מידות, כמות, כיתוב, רקע או אביזרים. בדקו בנפרד גם הגעה, הקמה ופינוי כשנדרש.
| רכיב | מה צריך להיות מפורט |
|---|---|
| אזור העיצוב | כניסה, במה, הרשמה או צילום — והמידות המתוכננות לכל אזור. |
| מיתוג | הלוגו, הנוסח, הגוונים וסוג היישום שאושרו. |
| ציוד ואביזרים | מה מגיע עם ההזמנה ומה מסופק על ידי המקום או ההפקה. |
| לוח זמנים | כניסה להקמה, סיום לפני קבלת קהל ומועד פינוי אם נדרש. |
| מחיר כולל | הסכום הסופי ומה נכלל בהובלה, בהתקנה ובכל תוספת. |
בכנס בצפון מסרו את היישוב והכתובת המדויקים, שם האולם או המתחם ופרטי איש קשר. במקומות שבהם שעות כניסת הספקים מוגבלות, שלחו אותן לפני האישור. תיאום לפי „בבוקר הכנס” אינו מגדיר חלון עבודה שאפשר להיערך אליו.
לפני ההקמה, ודאו שהגרסה האחרונה של תכנית האולם וקבצי המיתוג נמצאת אצל כל מי שצריך אותה. לאחר ההצבה בדקו את המיקום, את הנוסח ואת הנראות מהקהל ומהמצלמה. אם נוסף רכיב חווייתי, כמו פעילות בלונים, הגדירו אותו בנפרד מהעיצוב ואת זמנו בתכנית.
שליחת דרישות לעיצוב הכנסשאלות לפני הזמנת בלונים לכנס
אילו פרטים שולחים לקבלת הצעה לבלונים לכנס?
מציינים את מטרת הכנס, קהל היעד, התאריך והיישוב, אזורי העיצוב המבוקשים ומידותיהם. מצרפים תמונות של המקום, קבצי מיתוג זמינים ולוח זמנים להקמה, ומגדירים תקציב ואיש קשר לאישורים.
איך מתאימים את הבלונים לצבעי החברה?
שולחים הנחיות מותג וקודי צבע אם קיימים, ומבררים אילו גוונים זמינים בחומרים שנבחרו. צבע בתמונה או במסך אינו מבטיח התאמה זהה לחומר, ולכן כדאי לסכם מראש מה דורש התאמה מדויקת ומה יכול להיות קרוב בגוון.
מה צריך לבדוק כשמציבים בלונים ליד במה או מסך?
בודקים את קווי הראייה מהקהל, מיקום הדוברים, גבולות המסך ומרחב התנועה. יש לתאם את המיקום עם צוות המקום וההפקה ולבחון אותו גם מהזווית שממנה יצלמו את הכנס.
איך משווים בין שתי הצעות לעיצוב כנס?
משווים את אותם אזורים, מידות ואלמנטים, יחד עם סוג המיתוג, ההובלה, ההקמה והפינוי אם נדרש. מחיר כולל לבדו אינו מראה אם שתי ההצעות כוללות את אותה עבודה.
האם אפשר לשלב פעילות בלונים בכנס?
אפשר לברר זאת כשמעוניינים בחלק חווייתי עם המשתתפים. יש להגדיר אותו בנפרד מעיצוב המקום, כולל קהל, משך ומתכונת, ולוודא התאמה לתוכן הכנס וללוח הזמנים.
